Manajemen keuangan merupakan hal yang penting bagi kelancaran bisnis suatu perusahaan. Umumnya, perusahaan memanfaatkan aplikasi akuntansi untuk memperoleh informasi keuangan yang teratur.
Untuk menjalankan bisnis dengan teratur, organisasi membutuhkan sistem untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi. Dengan penerapan sistem akuntansi yang terintegrasi,seluruh transaksi keuangan dapat dilacak dengan rinci serta dilaporkan dan dianalisis secara real-time.
Sebelum adanya software akuntansi berbasis cloud, aktivitas operasional dan manajemen
keuangan harus dilakukan secara manual dan menggunakan berbagai dokumen fisik.
Dengan software ini, perusahaan dapat merekam dan memantau setiap transaksi yang
terjadi secara real-time, memastikan bahwa semua informasi keuangan yang dibutuhkan
tersedia dengan akurat. Dengan demikian, penerapan sistem akuntansi yang jelas dan praktis sangat penting bagi kelancaran bisnis perusahaan di era digital saat ini.
Pengertian sistem akuntansi
adalah suatu prosedur untuk mengumpulkan, mencatat, mengklasifikasikan, menginterpretasikan, menganalisis, dan melaporkan informasi keuangan dari suatu entitas. Sistem ini mencakup berbagai jenis aktivitas, termasuk pembelian, penjualan, penggajian, pengeluaran, dan lain-lain.
Penerapan sistem akuntansi
merupakan bagian penting dari manajemen keuangan suatu perusahaan karena memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang baik.
Penggunaan aplikasi akuntansi dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang merupakan elemen penting dalam menjalankan bisnis. Khususnya dalam hal pengambilan keputusan, laporan keuangan sangatlah vital. Sebelumnya, setiap tugas keuangan dan entri jurnal harus dilakukan oleh karyawan secara manual sehingga pembuatan laporan keuangan menjadi sangat tidak praktis.
Dengan solusi otomatis ini, Anda dapat memasukkan, mengubah, dan menganalisis data keuangan dari mana saja.
Mengapa Penerapan Sistem Akuntansi itu Penting?
Penerapan sistem akuntansi sangat penting untuk suatu entitas karena dapat membantu
memastikan keakuratan informasi keuangan dan pengelolaan dana. Tanpa sistem akuntansi yang baik, entitas mungkin tidak dapat memantau aliran kas dengan benar, melakukan pengeluaran secara efektif, atau membuat keputusan bisnis yang cerdas.
Fungsi sistem akuntansi yaitu untuk mencegah terjadinya risiko penipuan atau kesalahan
dalam akuntansi karena data keuangan merupakan aset yang sangat berharga dan perlu
dilindungi agar tidak jatuh ke tangan yang salah.
Oleh karenanya, sistem ini tidak hanya dibutuhkan dalam lingkup sektor bisnis saja tetapi juga pada sektor lainnya, misalnya penggunaan Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) yang dipakai untuk mewujudkan fungsi akuntansi dalam pelaksanaan APBN maupun APBD.
Salah satu alasan utama mengapa perusahaan harus menggunakan software akuntansi
adalah untuk melacak pengeluaran, pendapatan, dan aktivitas keuangan lainnya yang
mempengaruhi perusahaan.
Terutama ketika ukuran bisnis semakin besar, arus kasnya menjadi lebih kompleks dan melibatkan banyak uang. Jika perhitungan dilakukan secara manual, maka akan lebih rentan terhadap kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, sistem ini membantu meminimalkan bahkan memperbaiki kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
Unsur-unsur dalam Penerapan Sistem Akuntansi
Unsur-unsur sistem akuntansi adalah komponen yang digunakan untuk mengelola dan
mengatur data keuangan suatu perusahaan. Berikut adalah penjelasan untuk setiap
unsur-unsur sistem akuntansi :
Formulir
Formulir adalah dokumen tertulis untuk mencatat transaksi keuangan dalam perusahaan.
Formulir ini dapat berupa faktur penjualan, kwitansi, nota tagihan, dan lain-lain. Fungsi formulir adalah untuk mencatat data penting seperti jumlah uang, tanggal transaksi, dan
detail lainnya yang terkait dengan transaksi keuangan perusahaan.
Jurnal
Buku atau dokumen untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi di dalam perusahaan. Setiap pencatatan transaksi dalam jurnal harus memuat detail lengkap seperti tanggal transaksi, deskripsi, jumlah uang yang terlibat, dan akun yang terlibat. Jurnal merupakan dasar untuk mencatat transaksi keuangan di buku besar dan buku pembantu.
Buku besar
Buku besar adalah catatan akun-akun keuangan yang terdapat di dalam perusahaan, termasuk akun kas, piutang, utang, dan modal. Fungsi dari buku besar adalah untuk memperlihatkan saldo akun, transaksi yang terjadi, dan posisi keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Buku pembantu
Buku pembantu adalah catatan akun keuangan yang terpisah dari buku besar dan memiliki fungsi untuk menyimpan transaksi-transaksi spesifik yang berkaitan. Contoh buku pembantu termasuk buku pembantu piutang, buku pembantu utang, dan buku pembantu persediaan. Buku pembantu berguna untuk melacak transaksi keuangan yang lebih detail dan memudahkan dalam membuat laporan keuangan.
Laporan
Laporan keuangan adalah dokumen yang menampilkan informasi keuangan perusahaan
dalam periode tertentu, seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Perusahaan menggunakan laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja keuangan mereka, memberikan informasi bagi investor dan pemegang saham, dan memudahkan pengambilan keputusan di dalam perusahaan. Tim akuntan harus memastikan bahwa laporan keuangan tersebut akurat dan memiliki standar akuntansi yang berlaku.
Penerapan sistem akuntansi memberikan banyak manfaat bagi bisnis.
Pertama, dengan sistem ini, perusahaan dapat mengelola keuangan dengan lebih terstruktur dan teratur. Semua transaksi keuangan akan dicatat dengan baik dalam jurnal, buku besar, dan buku pembantu. Hal ini membantu perusahaan dalam melakukan pengawasan dan analisis atas keuangan bisnis secara efektif.
Kedua, sistem akuntansi membantu perusahaan dalam membuat laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Laporan keuangan menjadi sangat penting bagi perusahaan, baik itu untuk keperluan internal maupun eksternal. Dalam hal ini, sistem akuntansi akan memudahkan perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangan dengan cepat dan akurat sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Ketiga, penerapan sistem akuntansi juga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi
risiko kesalahan atau kecurangan dalam keuangan bisnis. Dalam sistem akuntansi, sistem
akan mencatat setiap transaksi dengan baik dan mendokumentasikannya sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk melakukan audit keuangan. Selain itu, sistem ini juga dapat memperbaiki human-error dan meningkatkan akurasi pengelolaan keuangan perusahaan.
Terakhir, sistem akuntansi dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan
penggunaan sumber daya finansial. Perusahaan dapat melakukan monitoring terhadap
pengeluaran dan pendapatan sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dan
efektif dalam mengalokasikan dana. Dengan demikian, sistem akuntansi membantu
perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih baik dan mengoptimalkan kinerja
bisnis secara keseluruhan.
Di Indonesia, penerapan sistem akuntansi sangat penting untuk memastikan bahwa
laporan keuangan perusahaan disusun secara benar dan sesuai dengan standar akuntansi
yang berlaku. Dalam penerapan sistem akuntansi, perusahaan harus memilih standar akuntansi yang sesuai dengan jenis usahanya. perusahaan dapat memastikan bahwa laporan keuangan mereka sesuai dengan regulasi yang berlaku dan pihak luar seperti investor dan bank dapat mempercayainya
Langkah-langkah dalam Rencana Penerapan Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif dan efisien sangat penting bagi keberhasilan bisnis sehingga banyak perusahaan berencana untuk mengganti sistem akuntansi mereka yang lama dengan sistem yang lebih modern dan canggih.
Namun, merencanakan penerapan sistem akuntansi baru bisa menjadi tantangan yang besar. Berikut beberapa langkah penting dalam merencanakan penerapan sistem akuntansi baru, dari menyewa manajer proyek hingga menghasilkan laporan keuangan.
1. Sewa manajer proyek
Langkah pertama dalam merencanakan penerapan sistem akuntansi adalah dengan menyewa seorang manajer proyek yang kompeten. Manajer proyek akan bertanggung
jawab untuk memimpin tim dan mengkoordinasikan semua aspek penerapan sistem
akuntansi, termasuk penjadwalan, anggaran, dan pemantauan kemajuan proyek secara
keseluruhan.
2. Merapikan catatan pada sistem akuntansi sebelumnya
Sebelum memulai penerapan sistem akuntansi baru, sangat penting untuk memastikan bahwa pengaturan catatan keuangan perusahaan terbaru telah rapi dalam sistem akuntansi yang lama. Ini akan memudahkan proses migrasi data dan meminimalkan risiko
kehilangan data penting selama proses migrasi.
3. Migrasi Setelah kita mengatur semua catatan keuangan dengan rapi, langkah selanjutnya adalah memigrasikan data ke dalam sistem akuntansi yang baru dengan hati-hati agar
pemindahan data benar-benar akurat dan lengkap.
Setelah berhasil melakukan migrasi data, tim harus melakukan uji coba pada sistem akuntansi baru untuk memastikan bahwa semua fitur dan fungsi berjalan dengan baik
dan sesuai.
4. Konfigurasikan dan hasilkan laporan
Setelah uji coba selesai, langkah terakhir adalah mengonfigurasi sistem akuntansi baru
untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan menghasilkan laporan keuangan. Dalam tahap ini,
tim akan menyesuaikan sistem akuntansi dengan kebutuhan bisnis yang spesifik, seperti
mengonfigurasi chart of accounts dan mengatur akses pengguna.
Contoh Penerapan Sistem Akuntansi dalam Bisnis
Sistem akuntansi yang jelas dan praktis adalah suatu sistem yang dapat membantu
perusahaan dalam mengelola keuangan dan mempertahankan kinerja bisnis yang sehat.
Berikut adalah contoh akuntansi sistem yang diterapkan secara jelas dan praktis dalam bisnis:
Merekam transaksi keuangan
Untuk memastikan keakuratan dan keandalan informasi keuangan, sebuah sistem
akuntansi yang baik harus mampu merekam setiap transaksi keuangan bisnis dengan
akurat dan tepat waktu. Selain itu, perusahaan harus melacak dan mencatat setiap transaksi secara teratur dalam jurnal umum dan buku besar. Dengan cara ini, bisnis dapat memastikan bahwa laporan keuangan mereka akurat dan pihak internal dan eksternal dapat mempercayainya.
Penggunaan software akuntansi
Menggunakan perangkat lunak dapat membantu perusahaan mengelola keuangan dengan lebih efisien dan juga dapat mengotomatiskan banyak tugas, seperti pengelolaan faktur, penerimaan pembayaran, dan pembuatan laporan keuangan. Terdapat beberapa jenis sistem akuntansi berdasarkan sektor dan skala bisnisnya, seperti software akuntansi koperasi, software akuntansi manufaktur, dan yang lainnya.
Pelaporan keuangan tepat waktu
Sebuah sistem akuntansi yang baik harus dapat menyajikan laporan keuangan dengan
tepat waktu dan akurat. Laporan keuangan ini harus mencakup neraca, laporan laba rugi,
dan laporan arus kas, karena ketiga jenis laporan ini memberikan informasi yang penting
tentang kesehatan keuangan suatu bisnis. Oleh karena itu, keakuratan dan ketepatan
waktu dalam penyusunan laporan keuangan adalah hal yang sangat penting bagi suatu bisnis.
Memperbarui perencanaan keuangan
Dalam sistem akuntansi yang baik, perusahaan harus dapat memperbarui perencanaan
keuangan berdasarkan laporan keuangan. Hal ini dapat membantu perusahaan memahami
kekuatan dan kelemahan bisnis dan mengambil tindakan.
Pengendalian biaya
Sistem akuntansi yang baik harus membantu perusahaan mengendalikan biaya dengan efektif. Misalnya, dengan melakukan audit biaya secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area mana saja untuk melakukan pengurangan atau penghilangan biaya.
Menerapkan audit internal
Menerapkan audit internal dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan menangani masalah dalam sistem akuntansi sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Audit internal dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem akuntansi.
Dalam keseluruhan, penerapan sistem akuntansi yang jelas dan praktis dapat membantu
perusahaan mempertahankan kinerja keuangan yang sehat dan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan informasi keuangan yang akurat dan terbaru.
ALTITUDEID sebagai Mitra Penyedia Sistem Akuntansi Terbaik untuk Efisiensi Keuangan Bisnis Anda
ALTITUDEID merupakan salah satu penyedia sistem akuntansi terbaik yang dapat
membantu perusahaan Anda dalam mengelola keuangan dan mempertahankan kinerja
bisnis yang sehat.
Dengan menggunakan sistem akuntansi Microsoft Dynamic 365 Business central yang disediakan dan diimplementasikan dari ALTITUDEID perusahaan dapat merekam semua transaksi keuangan dengan akurat dan tepat waktu, mengelola faktur, penerimaan pembayaran, dan pembuatan laporan keuangan dengan lebih efisien.
Berikut beberapa fitur unggulan pada sistem akuntansi Microsoft Dynamic 365 Business Central :
- Dashboard interaktif
Untuk menjalankan bisnis dengan lancar, perlu memiliki visibilitas yang baik terhadap data dan metrik akuntansi utama. Dalam memudahkan proses dan meningkatkan akurasi data, gunakan dashboard interaktif untuk mengakses prosedur akuntansi. Lakukan pemantauan secara menyeluruh terhadap keuangan bisnis Anda seperti pendapatan, saldo kas, utang,
dan piutang pada satu platform secara real-time.
- Monitor arus kas
Pantau kondisi arus kas secara akurat dan real-time untuk menghindari kerugian bisnis
dan memudahkan proses pengambilan keputusan kapanpun dan dimanapun. Sajikan laporan mengenai arus kas masuk dan keluar pada suatu periode tertentu.
- Laporan keuangan lengkap
Buat laporan keuangan seperti laba rugi, arus kas, neraca keuangan, perubahan modal,
dan lainnya dengan cepat dan mudah. Sistem ini juga memungkinkan pembuatan laporan
dalam berbagai jenis format seperti tabel, diagram grafik, garis, dan lingkaran. Struktur
informasi keuangan yang jelas membantu akuntan dalam mengatur pengeluaran,
anggaran, dan sumber daya untuk analisis lebih lanjut.
- Manajemen anggaran
Melakukan penganggaran untuk melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis serta sebagai metode pemantauan dan kontrol dalam mengelola keuangan. Software akuntansi dapat terintegrasi dengan Purchasing Management untuk menyederhanakan pengelolaan anggaran pembelian dan pengaturan approval matrix. Proses pengeluaran akan menjadi lebih efisien.
- E-faktur
Membuat faktur elektronik dan mengirimkannya ke klien secara otomatis dapat memudahkan pengurusan keuangan dan mempengaruhi perkembangan bisnis. Pemilik bisnis dapat mempersonalisasi faktur dari berbagai komponen sesuai dengan preferensinya dan dapat membuatnya dalam waktu singkat. Anda juga dapat menjadwalkan faktur sebelumnya untuk dikirim secara otomatis pada waktu tertentu. Sistem akuntansi ini dapat membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, layanan pelaporan keuangan yang tepat waktu dan akurat, serta audit internal untuk memastikan sistem akuntansi perusahaan berjalan dengan baik.
Dengan demikian, perusahaan dapat memperbarui perencanaan keuangan berdasarkan hasil laporan keuangan dan mengambil tindakan untuk mempertahankan kinerja bisnis yang sehat.
Kesimpulan
Software akuntansi adalah suatu alat yang dapat membantu pelaku bisnis dalam mengelola sejumlah proses keuangan bisnis dan mengotomatiskan berbagai tugas finansial dengan akurat. Dengan memilih software yang sesuai, manajer keuangan dapat memperoleh kemudahan dalam menjalankan tugas mereka sehingga dapat meningkatkan produktivitas saat bekerja.
Accounting software yang disediakan oleh ALTITUDEID melalui Microsoft Dynamic 365 Business Central dapat mempermudah pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, jurnal penyesuaian, pembuatan faktur, dan lainnya secara otomatis.
we deliver not just an implementation, but we deliver value for your company
#businesscentral #softwareerp #erp #akuntansi
