Penerapan Sistem ERP dan Manfaatnya untuk Manajemen Keuangan Bisnis Anda

Manajemen keuangan merupakan hal yang penting bagi kelancaran bisnis suatu perusahaan. Umumnya, perusahaan memanfaatkan aplikasi akuntansi untuk memperoleh informasi keuangan yang teratur.

Untuk menjalankan bisnis dengan teratur, organisasi membutuhkan sistem untuk mencatat seluruh transaksi yang terjadi. Dengan penerapan sistem ERP yang terintegrasi,seluruh transaksi keuangan dapat dilacak dengan rinci serta dilaporkan dan dianalisis secara real-time.

Sebelum adanya software akuntansi berbasis cloud, aktivitas operasional dan manajemen keuangan harus dilakukan secara manual dan menggunakan berbagai dokumen fisik. Dengan software ini, perusahaan dapat merekam dan memantau setiap transaksi yang terjadi secara real-time, memastikan bahwa semua informasi keuangan yang dibutuhkan tersedia dengan akurat. Dengan demikian, penerapan sistem ERP yang jelas dan praktis sangat penting bagi kelancaran bisnis perusahaan di era digital saat ini.

Pengertian sistem ERP( Enterprise Resource Planning )

adalah suatu sistem dalam prosedur untuk mengumpulkan, mencatat, mengklasifikasikan, menginterpretasikan, menganalisis, dan melaporkan informasi keuangan dari suatu entitas. Sistem ini mencakup berbagai jenis aktivitas, termasuk pembelian, penjualan, penggajian, pengeluaran, dan lain-lain.

Penerapan sistem ERP

merupakan bagian penting dari manajemen keuangan suatu perusahaan karena memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang baik.

Penggunaan aplikasi akuntansi dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang merupakan elemen penting dalam menjalankan bisnis. Khususnya dalam hal pengambilan keputusan, laporan keuangan sangatlah vital. Sebelumnya, setiap tugas keuangan dan entri jurnal harus dilakukan oleh karyawan secara manual sehingga pembuatan laporan keuangan menjadi sangat tidak praktis.

Dengan solusi otomatis ini, Anda dapat memasukkan, mengubah, dan menganalisis data keuangan dari mana saja.

Mengapa Penerapan sistem ERP itu Penting?

Penerapan sistem ERP sangat penting untuk suatu entitas karena dapat membantu memastikan keakuratan informasi keuangan dan pengelolaan dana. Tanpa sistem ERP yang baik, entitas mungkin tidak dapat memantau aliran kas dengan benar, melakukan pengeluaran secara efektif, atau membuat keputusan bisnis yang cerdas.

Fungsi sistem ERP yaitu untuk mencegah terjadinya risiko penipuan atau kesalahan dalam akuntansi karena data keuangan merupakan aset yang sangat berharga dan perlu dilindungi agar tidak jatuh ke tangan yang salah.

Oleh karenanya, sistem ini tidak hanya dibutuhkan dalam lingkup sektor bisnis saja tetapi juga pada sektor lainnya, misalnya penggunaan sistem ERP Pemerintah (SAP) yang dipakai untuk mewujudkan fungsi akuntansi dalam pelaksanaan APBN maupun APBD.

Salah satu alasan utama mengapa perusahaan harus menggunakan software ERP adalah untuk sebuah sistem untuk melacak pengeluaran, pendapatan, dan aktivitas keuangan lainnya yang mempengaruhi perusahaan.

Terutama ketika ukuran bisnis semakin besar, arus kasnya menjadi lebih kompleks dan melibatkan banyak uang. Jika perhitungan dilakukan secara manual, maka akan lebih rentan terhadap kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu, sistem ini membantu meminimalkan bahkan memperbaiki kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Sistem ERP yang efektif dan efisien sangat penting bagi keberhasilan bisnis sehingga banyak perusahaan berencana untuk mengganti sistem ERP mereka yang lama dengan sistem yang lebih modern dan canggih.

Namun, merencanakan penerapan sistem ERP baru bisa menjadi tantangan yang besar. Berikut beberapa langkah penting dalam merencanakan penerapan sistem ERP baru, dari menyewa manajer proyek hingga menghasilkan laporan keuangan.

Sewa manajer proyek

Langkah pertama dalam merencanakan penerapan sistem ERP adalah dengan menyewa seorang manajer proyek yang kompeten. Manajer proyek akan bertanggung jawab untuk memimpin tim dan mengkoordinasikan semua aspek penerapan sistem laporan keuangan, termasuk penjadwalan, anggaran, dan pemantauan kemajuan proyek secara keseluruhan.

Merapikan catatan pada sistem administrasi laporan keuangan sebelumnya

Sebelum memulai penerapan sistem ERP baru, sangat penting untuk memastikan bahwa pengaturan catatan keuangan perusahaan terbaru telah rapi dalam sistem laporan keuangan yang lama. Ini akan memudahkan proses migrasi data dan meminimalkan risiko kehilangan data penting selama proses migrasi.

Migrasi Setelah kita mengatur semua catatan keuangan dengan rapi, langkah selanjutnya adalah memigrasikan data ke dalam sistem ERP yang baru dengan hati-hati agar pemindahan data benar-benar akurat dan lengkap.

Setelah berhasil melakukan migrasi data, tim harus melakukan uji coba pada sistem ERP baru untuk memastikan bahwa semua fitur dan fungsi berjalan dengan baik dan sesuai.

Konfigurasikan dan hasilkan laporan

Setelah uji coba selesai, langkah terakhir adalah mengonfigurasi sistem ERP baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan menghasilkan laporan keuangan. Dalam tahap ini, tim akan menyesuaikan sistem ERP dengan kebutuhan bisnis yang spesifik, seperti mengonfigurasi chart of accounts dan mengatur akses pengguna.

Contoh Penerapan sistem ERP dalam Bisnis

Sistem ERP yang jelas dan praktis adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dan mempertahankan kinerja bisnis yang sehat. Berikut adalah contoh akuntansi sistem yang diterapkan secara jelas dan praktis dalam bisnis:

Merekam transaksi keuangan

Untuk memastikan keakuratan dan keandalan informasi keuangan, sebuah sistem akuntansi yang baik harus mampu merekam setiap transaksi keuangan bisnis dengan akurat dan tepat waktu. Selain itu, perusahaan harus melacak dan mencatat setiap transaksi secara teratur dalam jurnal umum dan buku besar. Dengan cara ini, bisnis dapat memastikan bahwa laporan keuangan mereka akurat dan pihak internal dan eksternal dapat mempercayainya.

Penggunaan software akuntansi

Menggunakan perangkat lunak dapat membantu perusahaan mengelola keuangan dengan lebih efisien dan juga dapat mengotomatiskan banyak tugas, seperti pengelolaan faktur, penerimaan pembayaran, dan pembuatan laporan keuangan. Terdapat beberapa jenis sistem ERP berdasarkan sektor dan skala bisnisnya, seperti software akuntansi koperasi, software akuntansi manufaktur, dan yang lainnya.

Pelaporan keuangan tepat waktu

Sebuah sistem ERP yang baik harus dapat menyajikan laporan keuangan dengan tepat waktu dan akurat. Laporan keuangan ini harus mencakup neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas, karena ketiga jenis laporan ini memberikan informasi yang penting tentang kesehatan keuangan suatu bisnis. Oleh karena itu, keakuratan dan ketepatan waktu dalam penyusunan laporan keuangan adalah hal yang sangat penting bagi suatu bisnis.

Memperbarui perencanaan keuangan

Dalam sistem ERP yang baik, perusahaan harus dapat memperbarui perencanaan keuangan berdasarkan laporan keuangan. Hal ini dapat membantu perusahaan memahami kekuatan dan kelemahan bisnis dan mengambil tindakan.

Pengendalian biaya

sistem ERP yang baik harus membantu perusahaan mengendalikan biaya dengan efektif. Misalnya, dengan melakukan audit biaya secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area mana saja untuk melakukan pengurangan atau penghilangan biaya.

Menerapkan audit internal

Menerapkan audit internal dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan menangani masalah dalam sistem ERP sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Audit internal dapat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem ERP.

Dalam keseluruhan, penerapan sistem ERP yang jelas dan praktis dapat membantu perusahaan mempertahankan kinerja keuangan yang sehat dan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan informasi keuangan yang akurat dan terbaru.

ALTITUDE SOLUTIONS sebagai Mitra Penyedia sistem ERP Terbaik untuk Efisiensi Keuangan Bisnis Anda

Dengan menggunakan sistem ERP Microsoft Dynamic 365 Business central yang disediakan dan diimplementasikan dari ALTITUDE SOLUTIONS perusahaan dapat merekam semua transaksi keuangan dengan akurat dan tepat waktu, mengelola faktur, penerimaan pembayaran, dan pembuatan laporan keuangan dengan lebih efisien.

Berikut beberapa fitur unggulan pada sistem ERP Microsoft Dynamic 365 Business Central :

Dashboard interaktif

Untuk menjalankan bisnis dengan lancar, perlu memiliki visibilitas yang baik terhadap data dan metrik akuntansi utama. Dalam memudahkan proses dan meningkatkan akurasi data, gunakan dashboard interaktif untuk mengakses prosedur akuntansi. Lakukan pemantauan secara menyeluruh terhadap keuangan bisnis Anda seperti pendapatan, saldo kas, utang,

dan piutang pada satu platform secara real-time.

Monitor arus kas

Pantau kondisi arus kas secara akurat dan real-time untuk menghindari kerugian bisnis dan memudahkan proses pengambilan keputusan kapanpun dan dimanapun. Sajikan laporan mengenai arus kas masuk dan keluar pada suatu periode tertentu.

Laporan keuangan lengkap

Buat laporan keuangan seperti laba rugi, arus kas, neraca keuangan, perubahan modal, dan lainnya dengan cepat dan mudah. Sistem ini juga memungkinkan pembuatan laporan dalam berbagai jenis format seperti tabel, diagram grafik, garis, dan lingkaran. Struktur informasi keuangan yang jelas membantu akuntan dalam mengatur pengeluaran, anggaran, dan sumber daya untuk analisis lebih lanjut.

Manajemen anggaran

Melakukan penganggaran untuk melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis serta sebagai metode pemantauan dan kontrol dalam mengelola keuangan. Software akuntansi dapat terintegrasi dengan Purchasing Management untuk menyederhanakan pengelolaan anggaran pembelian dan pengaturan approval matrix. Proses pengeluaran akan menjadi lebih efisien.

E-faktur

Membuat faktur elektronik dan mengirimkannya ke klien secara otomatis dapat memudahkan pengurusan keuangan dan mempengaruhi perkembangan bisnis. Pemilik bisnis dapat mempersonalisasi faktur dari berbagai komponen sesuai dengan preferensinya dan dapat membuatnya dalam waktu singkat. Anda juga dapat menjadwalkan faktur sebelumnya untuk dikirim secara otomatis pada waktu tertentu. sistem ERP ini dapat membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, layanan pelaporan keuangan yang tepat waktu dan akurat, serta audit internal untuk memastikan sistem ERP perusahaan berjalan dengan baik.

Dengan demikian, perusahaan dapat memperbarui perencanaan keuangan berdasarkan hasil laporan keuangan dan mengambil tindakan untuk mempertahankan kinerja bisnis yang sehat.

Kesimpulan

Software akuntansi adalah suatu alat yang dapat membantu pelaku bisnis dalam mengelola sejumlah proses keuangan bisnis dan mengotomatiskan berbagai tugas finansial dengan akurat. Dengan memilih software yang sesuai, manajer keuangan dapat memperoleh kemudahan dalam menjalankan tugas mereka sehingga dapat meningkatkan produktivitas saat bekerja.

Accounting software yang disediakan oleh ALTITUDE SOLUTIONS melalui Microsoft Dynamic 365 Business Central dapat mempermudah pengelolaan arus kas, pembuatan laporan keuangan, jurnal penyesuaian, pembuatan faktur, dan lainnya secara otomatis.